De exponentiële groei van information is een wereldwijd fenomeen waarmee organisaties worstelen. Bedrijven hebben in toenemende mate moeite met grip houden op de kosten en compliance-risico’s. Volgens IDC heeft tachtig procent van alle wereldwijde information al in 2025 een ongestructureerd karakter. Effectief beheer van de levenscyclus van information en het beschikbare opslagbudget is daarmee van cruciaal belang.
De groei van information gaat gepaard met een complexe reeks van uitdagingen, conflicterende prioriteiten en uiteraard ook risico’s. Wereldwijd hebben bedrijven grote moeite met het beheer van hun ongestructureerde information, terwijl de gemiddelde kosten voor het compliant opslaan en beveiligen van information de pan uit rijzen.
Ongestructureerde information zijn, kort door de bocht, alle information die niet in een database zijn opgeslagen. Het zijn de e-mails, tekstbestanden, social mediaberichten, web site, afbeeldingen en video’s binnen een organisatie. Ongestructureerde information worden vaak bewaard vanwege de potentiële waarde, ook al is het vaak onduidelijk wát die dan precies is. Dit fenomeen wordt ‘darkish information’ genoemd. Organisaties die hun gegevensbeheer op orde krijgen en hun ongestructureerde information een gestructureerd karakter geven, kunnen een rijkdom aan inzichten uit deze information putten en hun concurrentievermogen en groei een increase geven.
De risico’s die komen kijken bij het beheer van information zijn met de enorme volumes meegegroeid tot een vital strategisch aandachtspunt voor organisaties. Er zijn tal van normen en richtlijnen voor bedrijven om te voorkomen dat ze ten prooi vallen aan de gevaren die voortdurend op de loer liggen, zoals datalekken en gegevensdiefstal. Overeenstemming met deze richtlijnen is een eerste vereiste voor het beheer van de groeiende datasets en een strategisch aandachtspunt. Bedrijven kunnen hoge boetes krijgen als ze in strijd handelen met de wetgeving rond privacy en gegevensbescherming zoals de welbekende GDPR. Daarnaast kan de bewaarplicht voor bedrijfsgegevens per sector en per land verschillen. Ten slotte moeten bedrijven ook rekening houden met regels voor datasoevereiniteit. Deze bepalen waar gegevens wel en niet mogen worden opgeslagen en verwerkt, afhankelijk van hun herkomst en bestemming.
Risicoprofielen
“Nutteloze information beheren is natuurlijk zonde van de tijd van it-afdelingen en datateams”
Neem de risico’s rond darkish information. Een effectieve omgang daarmee vraagt om het opstellen van profielen. Daarbij wordt in kaart gebracht waar gegevens liggen opgeslagen, wat de inhoud van de information is, wie de eigenaar is en hoelang het opgeslagen dient te blijven. Vervolgens wordt er een passend plan opgesteld voor het beheer van de information. Bedrijven kunnen op die manier inzicht krijgen in hun darkish information en vaststellen hoe deze te behandelen. Je zou dit proces kunnen vergelijken met het leegruimen van kasten in aanloop naar een verhuizing.
Nutteloze information beheren is natuurlijk zonde van de tijd van it-afdelingen en datateams. Het in kaart brengen van de beschikbare information en het ordenen hiervan is dus een cruciale eerste stap voor effectief datamanagement.
Opslagkosten
Een ander belangrijk facet van het beheer van moderne datasets is het optimaliseren van de opslagkosten. Ongestructureerde information kan namelijk een hoop ruimte in beslag nemen als die niet op juiste wijze wordt beheerd; de opslag van alle ongestructureerde information op locatie kan kostbaar en inefficiënt zijn. Anderzijds kan het opslaan van alle information in de cloud een riskante en onbetrouwbare aanpak zijn. Organisaties merken in de praktijk dat een hybride opslagmodel de beste oplossing is. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een combinatie van opslagvoorzieningen op locatie en in de cloud waarover information worden verdeeld aan de hand van waarde en gebruikspatronen.
Clever databeheer
“Het beheren van groeiende datasets is niet simpelweg een kwestie van het aanschaffen van meer opslagcapaciteit en/of information blindelings archiveren”
Gezien de complexiteit van deze problemen is het beheren van deze groeiende datasets niet simpelweg een kwestie van het aanschaffen van meer opslagcapaciteit en/of information blindelings archiveren. Het vraagt om een uitgebreide, holistische aanpak van het beheer en de bescherming van deze information gedurende de hele informatielevenscyclus. In de praktijk houdt dit in dat je een diepgaand inzicht moet verwerven in het datalandschap van je organisatie, door het in kaart brengen en classificeren van uiteenlopende datatypes, zowel gestructureerd als ongestructureerd.
Clever databeheer omvat ook de automatisering en orkestratie van taken op het gebied van databeheer. Dit vereenvoudigt en stroomlijnt processen, zodat ze minder tijd en mankracht in beslag nemen. Deze aanpak maakt ook gebruik van moderne strategieën voor backups, gegevensherstel en archivering om ervoor te zorgen dat information altijd beschermd en beschikbaar is.
Met een slimme holistische aanpak van het beheer van information in alle soorten en maten kunnen bedrijven een transformatie realiseren in de manier waarop zij waarde uit hun information putten. Daarmee kunnen zij meer inzicht krijgen in klanten, markten en bedrijfsprocessen en hun innovatievermogen vergroten. Clever databeheer maakt het mogelijk om deze kansen te realiseren en daarbij te blijven voldoen aan alle normen en richtlijnen. Wereldwijd kunnen organisaties daarmee zorgen voor een win-winsituatie, waarbij information uitgroeien tot een tastbaarder bedrijfsmiddel zonder additional risico’s in het leven te roepen.