Posted on Leave a comment

Naar kantoor of toch maar niet?



Ook in de ict-sector zijn de arbeidsverhoudingen flink opgeschud sinds de coronacrisis. Werknemers zijn gewend geraakt aan flexibiliteit en autonomie en willen balans tussen werk en privé. Werkgevers willen personeel behouden en stellen zich flexibeler op (en moeten misschien hun stijl van leidinggeven aanpassen). Vrijheid bieden binnen duidelijke kaders is de grote kunst.

Balinees hout- en vlechtwerk voeren de boventoon in het nieuwe kantoor van Trengo Nederland. Deze wereldwijd opererende leverancier van klantenservice-software bewoont sinds kort vier etages in Central Park, een nieuwe kantoorkolos bij Utrecht CS. De time period ‘bewonen’ is overigens nogal subjectief. Op deze woensdagochtend is het overgrote deel van de 120 medewerkers (31 nationaliteiten) thuis aan het werk, of ze zijn op afspraak. Hier en daar zitten plukjes mensen te overleggen. Een deel zit achter hun scherm te werken. De pingpongtafel en het biljart staan er verlaten bij. ‘We weten nooit precies hoeveel mensen er komen’, verduidelijkt Niels van der Heijden, head of individuals, aan de toog in de kantine. ‘Gisteren tijdens de lunch was het bomvol. Er stond een rij tot aan de tuktuk.’

Sluipwespen en bladluizen


Het Bali-gevoel bij Trengo. Foto: Diederik Toet

Bali? Tuktuk? Jawel, Trengo heeft gekozen voor tropische sferen om het personeel een goed gevoel te geven. Zelfs de temperatuur is hoger dan in de meeste kantoorpanden. Dat komt omdat een van de etages wordt bewoond door tropische planten. Van der Heijden vertelt dat er sluipwespen zijn uitgezet tegen de bladluizen. ‘Er zouden ook vogeltjes komen maar dat is gelukkig niet doorgegaan.’ Hoe dan ook: tropisch heat is het. Met Utrecht CS op loopafstand zou je dit nieuwe kantoor een strategische zet kunnen noemen in het gevecht om schaars expertise. En niet alleen vanwege de sfeer en de locatie.

Van der Heijden denkt dat het kantoor goed aansluit op tendensen in de samenleving rondom inclusiviteit en diversiteit. Er is gekozen voor genderneutrale toiletten. Ook het aannemen van neurodiverse programmeurs en de organisatie van ‘neurodiversiteitsweken’ previous helemaal in de maatschappelijke context van nu. Be open and welcoming to these wired in another way, vertelt de flyer. Al met al nodigt het nieuwe kantoor jonge ict’ers van allerlei pluimage uit voor brainstormen, creativiteit opwekken en het bouwen aan nieuwe relaties. Van der Heijden: ‘We faciliteren ook rust, zodat mensen zich kunnen concentreren, maar ze bepalen uiteindelijk zelf waar ze willen werken. Wij leggen niks op.’

Asynchroon werken

Tijdens de coronacrisis heeft thuiswerken een hoge vlucht genomen. Daarna werd het nooit meer ‘zoals vroeger’ toen werkgevers bepaalden hoe en waar er gewerkt werd. Inmiddels lijkt de werknemer de regie naar zich toe te hebben getrokken. Weinig werkgevers durven keiharde verplichtingen op te leggen aan werknemers om naar kantoor te komen. Hybride en distant werken is de nieuwe standaard. Bij Microsoft Nederland is er zelfs een nieuwe functie voor gemaakt: chief hybrid officer. ‘Het is mijn taak bij te dragen aan een cultuurverandering binnen onze organisatie om flexibiliteit en asynchroon werken mogelijk te maken’, zei chief hybrid officer Shanna Bosmans onlangs in het FD. Het kantoor van Microsoft Nederland is geen kantoor meer, het is een sociale hub.

Microsoft Nederland heeft nog een ‘kantoor’. Ict-bedrijven als Deal en Distant.com hebben naar het schijnt alleen nog personeel dat thuis werkt. Het lijkt erop dat ook dat prima mogelijk is, op voorwaarde dat er gedegen beleid voor wordt gemaakt, zo stelt Randstad Nederland. Volgens de uitzender wil ‘een ruime meerderheid’ van de thuiswerkers enkele dagen per week thuis werken, in combinatie met werken op locatie en op kantoor. Een set basisregels en afspraken is dan wel wenselijk (zie kader).


Thuiswerkregeling

In een thuiswerkregeling staat duidelijk omschreven wat onder thuiswerken wordt verstaan.

•             Welke functies of functiegroepen voor thuiswerken in aanmerking komen.

•             Hoeveel dagen er per periode (week/maand) thuisgewerkt magazine worden.

•             Welke activiteiten op de werkplek of locatie moeten plaatsvinden.

•             Wat de regels zijn voor flexibele werktijden en overuren.

•             Hoe de communicatie binnen het group en met leidinggevenden geregeld is.

•             Hoe de privacyregels nageleefd moeten worden.

•             Op welke manier medewerkers gezond en veilig kunnen thuiswerken.

Bron: Randstad

Arbowet

Zonder een helder thuiswerkbeleid kunnen goedbedoelde vrijheid en genereuze vrijblijvendheid zomaar ontaarden in chaos. Of in lichamelijke klachten. Als medewerkers thuis werken, moet de werkgever zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden. Dat is in de Arbowet vastgelegd. Zo moet de thuiswerkplek ergonomisch in orde zijn, internet als op kantoor, zodat medewerkers geen final krijgen van lichamelijke ongemakken. Ook moet aandacht worden besteed aan psychosociale arbeidsbelasting. Al met al is thuiswerken niet iets wat vanzelf goed gaat. Het vergt sturing. Op die foundation is er veel mogelijk.

Overigens is niet iedereen positief over thuiswerken. Ook critici laten zich horen. Veel kantoren zijn nog altijd voor een groot deel van de week uitgestorven en dat kost klauwen met geld. Er gaan ook stemmen op om de vierdaagse kantoorplicht in te voeren. De belangrijkste argumenten? Directe communicatie, betere borging van de bedrijfscultuur, een sterker groepsgevoel en meer zicht op de productiviteit van medewerkers.

Te starre houding

“70 procent van de werkgevers zou thuiswerken aan banden willen leggen”

Uit een current onderzoek op LinkedIn zou zelfs blijken dat 70 procent van de werkgevers thuiswerken aan banden wil leggen (hoewel ze dit liever niet al te expliciet benoemen). Opmerkelijk! Volgens arbeidsrechtjurist Kyra van Denken van Baker Tilly Employment Advisory stroken de bevindingen van het LinkedIn-onderzoek niet met wat zij in de praktijk tegenkomt: ‘Ik krijg eigenlijk meer vragen over uitbreiding van thuiswerken dan over inperking ervan. Dat is ook logischer. Ik snap dat werkgevers graag controle willen, maar een te starre houding previous niet meer bij de moderne manier van werken. Werkgevers maken zich ook niet populair op de krappe arbeidsmarkt.’

Een nieuwe moist ‘beneath building’ zet de argumenten van Van Denken kracht bij. Op 5 juli 2022 nam de Tweede Kamer het wetsvoorstel ‘Moist werken waar je wilt’ aan met een ruime meerderheid. De Eerste Kamer kwam daarna met veel vragen over de plannen om de huidige Wfw (Moist flexibel werken) te veranderen rond verzoeken van werknemers om meer zeggenschap te krijgen over de plek waar ze willen werken. De Wfw regelt de rechten van werknemers met betrekking tot aanpassing van drie zaken: ‘arbeidsduur’, ‘werktijden’ en ‘arbeidsplaats’. Een werknemer kan (schriftelijk) om andere afspraken vragen bij de werkgever, mits aan een aantal voorwaarden is voldaan. Onder meer moet de werknemer minimaal 26 weken in dienst zijn en het verzoek moet tenminste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum van de wijziging schriftelijk zijn ingediend.

Thaise hangmat

Vooralsnog heeft de werkgever met de Wfw juridisch nog de regie over deze kwestie. Hij magazine een verzoek weigeren van een werknemer die thuis wil werken. De Moist werken waar je wilt wijzigt de Wfw ten aanzien van het verzoek tot aanpassing van de ‘arbeidsplaats’. De hoofdregel van de nieuwe moist zou moeten worden dat werkgevers in beginsel verplicht zijn om een verzoek te accepteren. Deze acceptatie is wel aan een aantal voorwaarden gebonden. De werkgever kan alleen worden verplicht om het verzoek in te willigen voor zover de arbeidsplaats ook het woonadres is. Een werkgever hoeft dus niet in te gaan op verzoeken om te kunnen werken vanaf een vakantieadres (lees: vanuit een hangmat in Thailand).

De nieuwe moist geeft meer ruimte aan de werknemer. Arbeidsrechtjurist Van Denken: ‘Kort samengevat gaan we wat betreft een verzoek om verandering van de arbeidsplaats van ‘nee mits’ naar ‘ja tenzij’. Dit betekent dat een thuiswerk- of werkplekverzoek voortaan gelijk wordt behandeld als verzoeken inzake arbeidsduur en werktijden die kunnen worden gedaan op grond van de Wfw. De werkgever is straks gehouden een verzoek in te willigen als hij, gelet op alle omstandigheden van het geval, oordeelt dat zijn belangen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid daarvoor moeten wijken.’

Maatwerk


Het Trengo-kantoor met biljart. Foto: Diederik Toet

Van Denken verwacht dat de nieuwe moist de weg nog meer vrijmaakt voor hybride werkvormen: afwisselend thuis, onderweg, bij de klant en op kantoor. Ze waarschuwt wel voor het sociale side, dat uit beeld kan raken. We kennen allemaal het verhaal van de softwareontwikkelaar die niet aan de bel trok en vereenzaamde op zijn zolderkamer. Van Denken: ‘De werkgever heeft daar niet altijd zicht op en kan soms niet op tijd ingrijpen.’ Daarom is maatwerk geboden. Elk bedrijf moet individueel beleid maken en de combinatie van functies, mensen en werkzaamheden specifiek bekijken. In de praktijk zullen we volgens Van Denken allerlei varianten gaan zien in de verhouding thuis/kantoor/locatie. Het gaat om de juiste balans en vertrouwen dat mensen ook thuis hun werk doen en hun productie halen. Ofwel: goede afspraken maken en blijven evalueren.

Welke klussen doe je waar en wanneer? Dat is de grote uitdaging bij Trengo (en heel veel andere ict-bedrijven). Niels van der Heijden pleit voor vrijheid binnen heldere richtlijnen: ‘Wij maken duidelijke afspraken over output en we meten efficiency aan de hand van goal key outcomes. Verder geven we onze medewerkers alle vertrouwen en vrijheid. We helpen hen ook bij het maken van keuzes. Als ze een 1-op-1-meeting hebben met iemand, dan adviseren wij dat niet on-line of telefonisch te doen maar juist samen een stukje te gaan wandelen. Code kloppen? Dat kan prima thuis. Bewust kiezen dus.’

Iets van vinden

Van der Heijden nodigt medewerkers uit om drie dagen per week naar kantoor te komen ‘voor het sociale side’. Als ze minder vaak komen is dat prima. Als ze maar één keer per maand komen en goed presteren? Zelfs dat is mogelijk, maar hij wil dan wel begrijpen wat de reden is. In de praktijk komt het trouwens zelden voor dat personeel schittert door afwezigheid, constateert Van der Heijden: ‘Er werken hier veel jonge mensen. Wat wij vooral zien is dat zij beter willen worden en gecoacht willen worden. Daar hebben ze elkaar voor nodig. Al met al is hier veel mogelijk. Als medewerkers hun omzet halen vanaf het strand, en hun collega’s zijn tevreden over hun gedrag, wie zijn wij dan om daar iets van te vinden?’

Over de Moist werken waar je wilt is Van der Heijden maar matig te spreken: ‘Jammer dat het opgelegd wordt. Oké, sommige organisaties zullen baat hebben bij een zetje. Ik hoor ook dat mensen bij andere bedrijven soms moeite hebben om aan te geven dat ze thuis willen werken. Blijkbaar moeten er wetten en regels zijn. Maar voor ons hoeft dat niet. Ik zou het leuker vinden als de overheid laat zien waarom het belangrijk is en verder niks oplegt. Laat bedrijven gewoon vrij als ze willen dat medewerkers vijf dagen naar kantoor komen. Misschien previous dat beter bij hun werk of bedrijfscultuur.’

(Dit artikel verscheen eerder in Computable-magazine #04/23, de Profession Information)


NLdigital: maak afspraken met medewerkers

NLdigital adviseert leden over hoe ze aan de geldende wetgeving kunnen voldoen, maar ziet distant en hybride werken vooral als iets waar elk bedrijf individueel mee aan de slag moet. Werkgever en werknemer moeten samen goede afspraken maken over tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Hoofd communicatie Tim Toornvliet: ‘De Moist werken waar je wilt is ons bekend maar we hebben geen oordeel over deze moist namens de sector. We zien distant en hybride werken vooral als iets waar elk bedrijf individueel mee aan de slag moet. Zo divers als onze sector is, zo divers zijn de opvattingen over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. We hebben geen cijfers maar mijn indruk is dat onze leden meer mogelijkheden hebben dan andere sectoren. Dat geldt met title voor softwarebedrijven, die werken op afstand vrij gemakkelijk kunnen organiseren, hoewel we ook flink wat leden hebben met medewerkers die vooral bij klanten werken. De veelgestelde vragen aan ons? Hoe zorg je dat mensen geïnformeerd en betrokken blijven? Ook vragen over het bewaken van de bedrijfscultuur en innovatiekracht krijgen we vaak. Daarnaast krijgen we praktische vragen over hoe je distant werken opneemt in je hr-beleid en wat er wettelijk mogelijk is. Daar geven we advies over. In de ICK-cao, die geldt voor een klein deel van onze sector, staat min of meer dat werkgever en werknemer samen tot goede afspraken moeten komen.’

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *